Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników (art. 104. § 1.Kodeksu pracy, dalej jako: „k.p.”).
Regulamin pracy jest wewnątrzzakładowym źródłem prawa pracy (art. 9. § 1. k.p.) Znaczy to tyle, że prawa i obowiązki pracowników jak i pracodawcy zawarte w regulaminie pracy mogą stanowić podstawę roszczeń pracowniczych, jak również dają pracodawcy podstawę do wyciągania prawnych konsekwencji niestosowania się do zapisów w nim zawartych.
Co ważne – regulamin pracy nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż powszechnie obowiązujące akty prawne (art. 9. § 2 i n. k.p.). W praktyce oznacza to, że jeżeli pracodawca w regulaminie pracy zawrze postanowienia niekorzystne dla pracowników, nie będą miały one znaczenia prawnego. Postanowienia mniej korzystne nie mogą być bowiem stosowane.
Kiedy pracodawca zobowiązany jest wydać regulamin pracy?
Pracodawca ma obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy, jeżeli zatrudnia więcej niż 50 pracowników (art. 104. § 11 k.p.). Należy pamiętać, że do tej liczby włącza się także pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, nie ma obowiązku wprowadzenie regulaminu pracy, ale może to zrobić, gdyż jest to bardzo praktyczne rozwiązanie.
Co powinien zawierać regulamin pracy.
Art. 1041 § 1 k.p. wskazuje przykładowo, co powinien zawierać regulamin pracy. Katalog tych obowiązków jest otwarty, co znaczy, że pracodawca, nie wyłączając zapisów tego artykułu, dowolnie może kształtować jego treść, pamiętając by przepisy w nim zawarte nie były mniej korzystne od przepisów powszechnie obowiązujących.
Zgodnie z przepisami regulamin pracy powinien ustalać w szczególności:
- organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
- porę nocną,
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
- rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
- przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Ustawodawca w art. 1041 § 2 k.p. nałożył na pracodawców obowiązek ujęcia w Regulaminie pracy informacji o karach stosowanych zgodnie z art. 108 k.p. z tytułu odpowiedzialności porządkowej. Niezamieszczenie w regulaminie informacji o karach porządkowych stanowi naruszenie przepisu § 2, jednakże nie ma wpływu na możliwość stosowania tych kar przez pracodawcę. Może mieć co najwyżej znaczenie dla oceny winy pracownika.
Obowiązki pracodawcy współdziałania z pracownikami.
Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa to pracodawca w uzgodnieniu z nią ustala treść regulaminu pracy. Oznacza to, że pracodawca musi uzyskać zgodę zakładowej organizacji związkowej na zaproponowane przez siebie postanowienia zawarte w projekcie regulaminu. W przypadku gdy zakładowa organizacja związkowa będzie przeciwna wydaniu regulaminu, odmówi nie tylko jego zawarcia, ale też wspólnego ustalenia treści w odpowiednim z góry ustalonym przez strony terminie, a jeżeli tego terminu nie ustalono to zgodnie z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych z upływem 30 dni od przedstawienia projektu regulaminu organizacji związkowej, Pracodawca sam ustala regulamin, a jeżeli dojdzie do porozumienia z działającą u niego organizacją związkową, wydaje on regulamin, zaznaczając, że jest to uzgodnione z organizacjami związkowymi. W tym przypadku regulamin staje się aktem dwustronnym, umową zawartą między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. Brak zgody organizacji związkowych powoduje, że pracodawca sam ustala regulamin.
Obowiązywanie regulaminu.
Zgodnie z art. 1043 § 1 k.p. regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, co oznacza, że pracodawca powinien tak udostępnić wszystkim pracownikom dokument, aby każdy miał możliwość zapoznania się z nim. Może być przekazany drogą mailową, czy to poprzez obwieszczenie albo w formie papierowej wydrukowane i udostępnione do wglądu np. w dziale kadr. Pracownik jest zobowiązany zapoznać się z treścią regulaminu, a fakt ten potwierdzić pisemnym oświadczeniem złożonym do jego akt osobowych.