Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do:
- corocznego,
- nieprzerwanego,
- płatnego
urlopu wypoczynkowego.
W przypadku zatrudniania dużej ilości pracowników wiele przedsiębiorstw wykorzystuje tzw. plan urlopowy, który w przejrzysty sposób porządkuje harmonogram udzielania urlopów wypoczynkowych. Możliwość wprowadzenia planu urlopowego wynika z art. 163. § 1 Kodeksu pracy (dalej jako: „k.p.”) który stanowi, iż „urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy”.
Plan urlopowy – co obejmuje.
Plan urlopowy powinien zawierać informacje o:
- urlopie bieżącym, do którego pracownik nabył już prawo,
- urlopie przyszłym, do którego pracownik nabędzie prawo w trakcie zaplanowanego okresu,
- urlopie kolejnym, a więc następnym urlopie, do którego prawo pracownik nabywa 1 stycznia każdego roku,
- urlopie uzupełniającym, do którego pracownik nabędzie prawo w ciągu roku, a wynikającym z ogólnego stażu pracy i wykształcenia,
- urlopie dodatkowym, a więc przysługującym niektórym pracownikom na podstawie przepisów szczególnych.
Kodeks pracy stanowi, że plan urlopowy nie powinien zawierać tylko tej części urlopu, która jest przeznaczona dla tzw. trybu na żądanie. Jeżeli pracownik nie wykorzysta tej części w konkretnym roku kalendarzowym, przenosi się ją na kolejny rok już jako zwyczajny zaległy urlop i uwzględnia w adekwatnym planie urlopowym.
Plan urlopowy może obejmować okres roczny, półroczny lub kwartalny. Inną możliwością jest ustanawianie oddzielnych planów urlopowych dla każdego z działów przedsiębiorstwa.
Kiedy sporządzić plan urlopowy.
Plan urlopowy powinien zostać sporządzony przed początkiem okresu, który będzie obejmował. Zatem jeśli mowa o rocznym planie urlopowym, terminem granicznym jest 31 grudnia poprzedniego roku. W przypadku gdy plan urlopowy nie został stworzony na czas (czyli gdy rozpoczął się już okres, którego miałby dotyczyć), pracodawca nie może w tym okresie odmówić podwładnemu skorzystania z urlopu.
Kto ustala plan urlopowy.
Plan urlopowy co do zasady pracodawca tworzy według własnego uznania – ale powinien uwzględnić także takie czynniki, jak wnioski pracowników czy konieczność zapewnienia niezaburzonego toku pracy oraz prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy czy jego poszczególnych działów.
Sporządzony plan urlopowy powinien zostać podany do wiadomości zatrudnionych drogą przyjętą w danej firmie. Dopuszczalne są różne metody – np. obwieszczenie, e-mail, osobista informacja od przełożonego lub kadrowego, tablica ogłoszeń itp.
Zgoda na urlop w określonym terminie.
Nawet jeśli plan urlopowy został sporządzony, to i tak pracownik powinien uzyskać od przełożonego zgodę na skorzystanie z urlopu wypoczynkowego w danym terminie – takie działanie umożliwia skuteczne monitorowanie realizacji planu.
Korekta planu urlopowego.
Bardzo ważna kwestia. Nie wolno także zapominać o możliwości korygowania planu urlopowego. Konieczność korekty pojawia się np. przy zmianie charakteru umowy – z okresu próbnego na czas nieokreślony. Korekta może też dotyczyć zdarzeń losowych, które wymuszają zmiany terminów na planie urlopowym. Konieczność korekty planu urlopowego może wynikać z:
- z polecenia samego pracodawcy, kiedy istnieje zagrożenie, że nieobecność pracownika może skutkować poważnymi zakłóceniami w toku pracy,
- wniosku pracownika, jeśli ten uzasadni go ważnymi i realnymi przyczynami (rodzinne, osobiste itp.),
- niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby (zwłaszcza w przypadku choroby zakaźnej), powołania do służby wojskowej lub ćwiczeń na okres do trzech miesięcy, przejścia na urlop macierzyński, opieki nad chorym członkiem rodziny lub tymczasowego aresztu bądź odbywania kary pozbawienia wolności.
Pracodawca musi poinformować pracowników o modyfikacjach w planie urlopowym w taki sam sposób, w jaki zrobił to w przypadku jego pierwotnej jego wersji.