Monitoring GPS pojazdów służbowych najczęściej używany jest w firmach transportowych lub handlowych. Takie działania są regulowane przez przepisy Kodeksu pracy. Geolokalizacja pojazdu służbowego, a co za tym idzie informacje o tym gdzie znajduje się pracownik poruszający się tym pojazdem, jaką trasę wykonał w trakcie pracy i w jakim czasie ją wykonał należą do danych osobowych pracownika podlegających ochronie prawnej.
Zgodnie z art. 223 Kodeksu pracy, pracodawca może wprowadzić w zasadzie dobrowolną formę monitoringu. Może to jednak zrobić jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Cel monitoringu GPS.
Monitoring GPS samochodów służbowych jest nieocenioną pomocą w branżach związanych z transportem lub handlem. Dzięki temu pracodawca jest w stanie ewidencjonować czas i jakość pracy pracowników oraz sposób wykorzystania samochodów służbowych (eco-driving). Stosowanie monitoringu GPS służy także jako zabezpieczenie w przypadku kradzieży samochodu bądź w sporach z ubezpieczycielem.
Jednak Kodeks pracy przewidują instalację monitoringu GPS dopiero wtedy, gdy pracodawca ma odpowiednie uzasadnienie:
- zapewnienie organizacji i pełnego wykorzystania czasu pracy, np. poprzez kontrolę wybranych tras przez pracowników, określenie w jakim czasie pracownik wykonał swe obowiązki służbowe;
- czy w czasie pracy pracownik nie wykonywał przejazdów nie związanych z powierzonymi pracami (zatrzymywanie w miejscach związanych z życiem prywatnym pracownika);
- zapewnienie właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi pracy, np. użytkowanie samochodu zgodnie z eco-drivingiem (ekonomiczna jazda).
Ochrona mienia.
Dodatkowym elementem przemawiającym za koniecznością stosowania monitoringu GPS pojazdów służbowych jest wymóg nałożony przez ubezpieczyciela pojazdu. GPS jest dodatkowym zabezpieczeniem auta przed kradzieżą (ochroną mienia). Ten problem wydaje się mało istotny w przypadku, gdy GPS jest zainstalowany w aucie pracownika w celu określonym przez przepisy prawa (tj. po to, aby sprawdzić, czy w czasie, gdy powinien on świadczyć pracę, faktycznie to robi, a nie np. załatwia prywatne sprawy). Wtedy wykorzystanie GPS w celu ochrony mienia przed osobą trzecią – np. poprzez jej namierzenie – jest uzasadnione i niejako następcze w stosunku do faktycznej podstawy prawnej zamontowania GPS-a w aucie.
Zbieranie danych lokalizacyjnych zgodnie z prawem – tylko podczas pracy.
Nie ulega wątpliwości, że dane geolokalizacyjne są danymi osobowymi, ponieważ dzięki informacjom zebranym poprzez monitoring istnieje możliwość identyfikacji konkretnej osoby poprzez ustalenie kiedy i gdzie się znajdowała i w jakim czasie zrobiła zlecone zadania.
Monitoring GPS ma za zadanie zbierać informacje jedynie podczas pracy. Nadzór pracownika poza godzinami pracy jest niedozwolony.
Obowiązek informacyjny.
Przepisy RODO oraz Kodeksu pracy zawierają bardzo ważną część dotyczącą obowiązku informacyjnego. Przed instalacją monitoringu w pojazdach pracowników przede wszystkim należy wcześniej ich o tym poinformować, czyli spełnić obowiązek informacyjny.
Oprócz tego cele, zakres i sposób kontroli powinien zostać opisany w regulaminie pracy, obwieszczeniu lub w układzie zbiorowym pracy — w zależności od profilu firmy.
Dodatkowo pracodawca:
- informacje o wprowadzeniu tego typu kontroli przekazuje pracownikom nie później niż 2 tygodnie przed jej wprowadzeniem,
- jest zobowiązany do indywidualnego poinformowania (drogą tradycyjną lub elektronicznie) pracownika zaczynającego pracę o stosowaniu monitoringu,
- ma obowiązek przekazania informacji pracownikowi o tym, kto będzie przetwarzać dane, jakie prawa przysługują pracownikowi oraz przez jaki czas zebrane dane lokalizacyjne będą przechowywane,
- obowiązany jest również oznaczyć pojazdy, w których zainstalowany jest monitoring — powinien to zrobić nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.
Zgoda pracownika na monitoring – kiedy jest wymagana a kiedy nie.
Pracodawca musi uzyskać zgodę od pracownika, jedynie w przypadku, gdy system GPS kontroluje pracownika przez cały czas — po pracy lub podczas przerwy. Zgoda pracownika jest wymagana, ponieważ taki sposób kontroli może naruszać prywatność. Dlatego pracownik musi wyrazić zgodę na zbieranie i przetwarzanie danych lokalizacyjnych. W zgodzie musi być wyraźnie zaznaczone, że pracownik wyraża zgodę na przetwarzanie danych przez swojego pracodawcę, czyli administratora danych.
Jeżeli jednak kontrola GPS pojazdów dotyczy monitorowania pracownika w godzinach pracy — podczas pełnienia obowiązków służbowych, to zgoda nie jest wymagana.