Monitorowanie pracowników – zarówno za pomocą kamer, jak i systemów informatycznych – dotychczas stanowiło obszar nieuregulowany w polskich przepisach prawa. Wraz z RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych przyjęte przez Parlament Europejski oraz Rada Unii Europejskiej 24 maja 2016 r.) weszła w życie polska ustawa o ochronie danych osobowych wprowadzająca m.in. nowelizację przepisów prawa pracy. Kodeks pracy został rozszerzony o regulację odnoszącą się do monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy, monitoringu służbowej poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu pracowników.
Podstawa prawna monitoringu pracowników.
Przyjęcie RODO oraz wejście w życie polskiej ustawy o ochronie danych osobowych miało wpływ także na Kodeks pracy do którego dodano:
– art. 222, który nie tylko wskazuje warunki dopuszczalności stosowania monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy, ale również wytyczne dla pracodawców stosujących różne formy monitoringu pracowników w zakresie: formy określenia zakresu, celu i sposobu stosowania monitoringu, okresu przechowywania danych uzyskanych w toku monitoringu, obowiązków informacyjnych wobec pracowników – a w określonych przypadkach również wobec osób trzecich,
– art. 223, który reguluje stosowanie monitoringu poczty elektronicznej pracownika oraz innych form monitoringu.
Dopuszczalność stosowania monitoringu poczty pracowników.
Monitoring poczty elektronicznej, o którym mówi art. 223 § 1 Kodeksu pracy, może być stosowany jeżeli ma zapewnić:
– organizację pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy,
– właściwe użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Pracodawca może zgodnie z prawem kontrolować pocztę służbową pracowników wyłącznie, gdy może powołać się na co najmniej jeden z powyżej wskazanych powodów. Podstawowe przykłady zastosowania monitoringu poczty to konieczność równomiernego rozdzielenia pracy pomiędzy pracowników, kontrola wykonanych zadać przydzielonych do poszczególnych pracowników, a także kontrola tego, czy pracownik korzysta ze służbowego sprzętu i oprogramowania jedynie w celach związanych z przedmiotem działalności firmy.
Zakaz naruszania tajemnicy korespondencji.
Istnieje jeszcze jeden warunek dopuszczalności monitoringu poczty elektronicznej pracowników. Zgodnie z art. 223 § 1 Kodeksu pracy kontrola skrzynek mailowych pracowników nie może naruszać:
– tajemnicy korespondencji,
– innych dóbr osobistych pracownika.
Obowiązek zachowania tajemnicy korespondencji w stosunkach służbowych może powodować wątpliwości praktyczne. Zakaz naruszania tajemnicy korespondencji dotyczy przede wszystkim prywatnych e-maili wysyłanych ze służbowego konta pocztowego. Zakaz ten oznacza, że jeśli pracodawca znalazłby w skrzynce służbowej prywatną korespondencję pracownika, nie może zapoznawać się z nią w całości. Zakaz naruszania tajemnicy korespondencji przez pracodawcę obowiązuje nawet wtedy, gdy regulamin pracy wprowadza zakaz korzystania z poczty służbowej dla celów prywatnych, a pracownik się do niego nie zastosował.
Z perspektywy pracownika najlepszym rozwiązaniem zdaje się nieużywanie poczty służbowej do celów prywatnych, a jeśli już zajdzie taka konieczność, należy odpowiednio oznaczyć taką wiadomość, np. w tytule, aby pracodawca nie otwierał takiej korespondencji.
Zakaz kontrolowania poczty prywatnej pracownika.
O ile korzystanie przez pracownika z firmowej poczty elektronicznej dla celów prywatnych może być problematyczne pod kątem weryfikacji przez pracodawcę co jest firmowe a co prywatne tak sprawa jest jasna jak chodzi o korzystanie przez pracownika z prywatnej poczty na służbowym sprzęcie. Mamy w tym wypadku do czynienia z całkowitym zakazem naruszania tajemnicy korespondencji pracownika. Pracodawca nie może kontrolować prywatnej skrzynki poczty elektronicznej swojego pracownika, nawet jeśli korzystałby z niej za pomocą sprzętu służbowego.