Pracownik w porozumieniu z pracodawcą ustala tzw. Plan urlopowy. Pracownik wskazuje w jakim terminie chce iść na urlop a pracodawca się z tą propozycją zgadza bądź nie zgadza proponując inny termin.
Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi, czyli tzw. urlopu „na żądanie”. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę lub gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem biorąc pod uwagę wniosek pracownika i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli z przyczyn leżących po stronie pracodawcy lub pracownika pracownik nie wykorzysta całego urlopu do końca roku, z dniem 1 stycznia następnego roku urlop ten stanie się urlopem zaległym.
Udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę w drodze jednostronnej decyzji, czyli bez zgody pracownika, jest dopuszczalne jedynie w przypadku polecenia wykorzystania przez pracownika urlopu zaległego oraz w przypadku polecenia wykorzystania przez pracownika przysługującego mu urlopu w okresie wypowiedzenia.
Oznacza to, że pracodawca może „wysłać” pracownika na zaległy urlop, czyli niewykorzystany w roku 2019, szczególnie w okresie epidemii, tzn. w czasie, gdy jego zakład pracy został zamknięty zgodnie z odrębnymi przepisami lub nastąpiły inne uzasadniające okoliczności związane z epidemią. Dotyczy to jednak wyłącznie urlopu zaległego.
Co ważne, termin wykorzystania zaległego urlopu upływa 30 września danego roku.