Zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy „w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy”.
Świadectwo pracy jest istotnym dokumentem zawierającym informacje niezbędne do ustalenia jego uprawnień pracowniczych i uprawnień z tytułu ubezpieczeń społecznych.
Zasady dotyczące sprostowania świadectwa pracy w razie błędów w nim zawartych lub w przypadku konieczności jego uzupełnienia reguluje art. 97 par. 21 Kodeks pracy. Przepis ten przewiduje, że pracownik może w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy.
Przepis ten reguluje jedynie przypadek składania wniosku o sprostowanie świadectwa pracy po jego otrzymaniu, nie oznacza to wcale, że pracownik pozbawiony jest możliwości składania takiego wniosku po upływie dłuższego czasu, np. kilku lat. W praktyce bowiem wielokrotnie zdarzają się sytuacje, kiedy po wielu latach od wydania świadectwa pracy okazuje się, że zawiera ono błędy, bądź nie ma w nim wymaganych przepisami prawa informacji.
Pracownik nie może być pozbawiony ochrony w takiej sytuacji. Jeśli zawiera ono błędy zarówno formalne, literowe czy merytoryczne, to znaczy, że zostało wadliwie wydane przez pracodawcę. Dlatego wniosek pracownika o sprostowanie świadectwa pracy powinien być rozpatrzony pozytywnie.
Podobnie należy traktować przypadki, kiedy sam pracodawca dostrzeże błąd w świadectwie pracy, a pracownik nie zwrócił się z wnioskiem o sprostowanie, bo np. nie jest świadomy tego błędu.
W takiej sytuacji pracodawca powinien wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy, gdyż odpowiada za wydanie dokumentu zawierającego prawdziwe informacje.
Wydanie nowego świadectwa pracy ma miejsce w przypadku uwzględnienia wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa pracy zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30.12.2016 r. w sprawie świadectwa pracy. W celu usunięcia błędu w świadectwie pracy z inicjatywy pracodawcy należy postąpić tak samo i wydać nowe świadectwo pracy.
Świadectwo pracy należy doręczyć pracownikowi. Pracodawca powinien zadbać o to, by mieć dowód doręczenia tego dokumentu (np. wysyłka za zwrotnym potwierdzeniem odbioru).
Wraz ze świadectwem należałoby przesłać pismo wyjaśniające powody wystawienia nowego świadectwa pracy. Poza tym pracodawca może zwrócić się do byłego pracownika o zwrot poprzedniego świadectwa pracy. Zwrot zależy jednak jedynie od jego dobrej woli.
Najczęściej popełniane przez pracodawcę błędy w świadectwie pracy to:
- Niesprecyzowany czas pracy. Jeżeli pracownik w trakcie zatrudnienia u danego pracodawcy pracował w różnych wymiarach czasu pracy, to w świadectwie powinna znaleźć się informacja o wymiarach etatu w danym okresie.
- Niepotrzebne wskazanie rodzaju umowy. W świadectwie pracy nie ma potrzeby wyszczególniania rodzaju umowy o pracę, zwłaszcza gdy jest to świadectwo obejmujące zatrudnienie na podstawie kilku następujących po sobie umów.
- Brak informacji o stanowiskach pracy. W świadectwie pracy powinny być wyszczególnione wszystkie stanowiska pracy, jakie zajmował pracownik, a nie tylko ostatnie.
- Zła podstawa rozwiązania umowy. W świadectwie należy podać sposób rozwiązania umowy wraz w odpowiednim artykułem z Kodeksu pracy, np. na mocy porozumienia stron – art. 30 § 1 pkt 1.
- Złe informacje o wykorzystanych urlopach. W świadectwie pracy nie wystarczy informacja o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym w danym roku, musi być również wskazana liczba wykorzystanych dni na żądanie, w dniach i godzinach. Jeżeli pracownikowi został wypłacony ekwiwalent za niewykorzystane urlopu, to taka informacja także musi znaleźć się w świadectwie pracy. Jeżeli pracownikowi przysługuje urlop dodatkowy na podstawie szczególnych przepisów, np. dla pracowników niepełnosprawnych, to informacje o wykorzystaniu go również muszą widnieć w świadectwie pracy. Jeżeli pracownik korzystał z urlopu macierzyńskiego czy wychowawczego, należy umieścić to w świadectwie pracy.
- Podanie powodów rozwiązania umowy. W świadectwie pracy nie podaje się przyczyn rozwiązania umowy, jedynie sposób jej rozwiązania. Przyczynę wskazuje się w wypowiedzeniu.
- Niewymienienie dodatkowych informacji. W ostatnim punkcie należy zawrzeć informacje na żądanie pracownika, np. o wysokości i składnikach wynagrodzenia, uzyskanych kwalifikacjach, oraz wymagane przepisami informacje związane z prawomocnie zakończonym postępowaniem sądowym. W przypadku orzeczenia sądu o bezpodstawnym rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia lub za wypowiedzeniem pracodawcy na żądanie pracownika taką informację zamieszcza się w świadectwie pracy.
- Niepoprawione świadectwo po wyroku sądu. Jeżeli sąd uzna, że pracownik musi być przywrócony do pracy, a umowę rozwiązano bez wypowiedzenia z winy pracownika, to w nowym świadectwie podaje się jako sposób rozwiązania umowy wypowiedzenie ze strony pracodawcy.
Świadectwo a zamknięty zakład pracy.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 16 lipca 2009 r. (wyrok SN z dnia 16 lipca 2009 r. II PK 1/09) nawet zamknięcie drogi do dochodzenia sprostowania świadectwa pracy ze względu na upływ terminów określonych w art. 97 § 21 k.p. nie uniemożliwia korekty zawartych w nim stwierdzeń, w tym stwierdzeń dotyczących okresów zatrudnienia i innych istotnych faktów. Dowód przeciwko stwierdzeniom zawartym w świadectwie pracy jako dokumencie, w ramach postępowania o konkretne roszczenie, może być przeprowadzony w każdym czasie, także po upływie terminów określonych w tym przepisie.
Zgodnie z treścią wyroku Sądu Najwyższego z dnia 15 grudnia 2009 r. (wyrok SN z dnia 15 grudnia 2009 r. II PK 156/09) roszczenie o sprostowanie świadectwa pracy nie wyłącza interesu prawnego w ustaleniu rzeczywistej treści stosunku pracy na podstawie art. 189 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.) – dalej k.p.c. (tzw. pozew o ustalenie prawa). Stąd żądanie sprostowania treści stosunku pracy może się odbywać również w formie pozwu o ustalenie prawa już po upływie 7-dniowego terminu do wniesienia żądania sprostowania treści świadectwa pracy.
Moc wiążąca orzeczenia merytorycznego, określona w art. 365 § 1 k.p.c. może być brana pod uwagę w zasadzie w innym postępowaniu sądowym niż to, w którym je wydano, wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 maja 2011 r. (wyrok SN z dnia 12 maja 2011 r. I PK 203/10). Zatem treść orzeczenia sądu może zastępować treść świadectwa pracy na użytek postępowania przed organem emerytalno-rentowym.