Kodeks pracy daje pracodawcy możliwość stosowania monitoringu terenu zakładu pracy, monitoringu poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu w celu zapewnienia właściwej organizacji pracy.
Podstawa prawna.
Od 25 maja 2018 r. obowiązują przepisy Kodeksu pracy (art. art. 222-223) dotyczące monitoringu wizyjnego. Jest to rezultat obowiązywania od tej daty przepisów unijnego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz nowej ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, która uzupełniła Kodeks pracy o dodatkowe przepisy dotyczące monitoringu zakładowego czyli tzw. RODO.
Wprowadzenie i stosowanie monitoring.
Pracodawca, który ma zamiar objąć zakład pracy monitoringiem powinien zachować właściwą w tym zakresie procedurę, której kolejność postępowania nie może być przypadkowa.
Procedura wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy:
- Określenie rodzaju stosowanego monitoringu.
Pracodawcy mają przewidzianą w sposób bezpośredni możliwość wprowadzenia następujących rodzajów monitoringu zakładowego:
- przy użyciu kamer,
- monitoring służbowej poczty elektronicznej,
- inne formy monitoringu.
Podstawową formą monitoringu zakładowego przewidzianą nowymi przepisami jest monitoring przy użyciu kamer. W praktyce stosuje się go od wielu lat w różnych zakładach pracy. Podstawowym elementem takiego systemu nadzoru jest kamera, przy pomocy której obraz jest przekazywany na dowolną odległość. Może on być odtwarzany na monitorach ekranowych w czasie rzeczywistym, istnieje również możliwość zapisywania i archiwizowania danych pochodzących z omawianej formy monitoringu.
Drugi rodzaj monitoringu, którego stosowanie zostało bezpośrednio przewidziane w przepisach, to monitoring służbowej poczty elektronicznej.
Kodeks pracy dopuszcza stosowanie innych form monitoringu. Wobec braku szczególnych wskazań czy obostrzeń wynikających z Kodeksu pracy można do nich zaliczyć np. monitoring wykorzystywania służbowych telefonów czy geolokalizację służbowych samochodów.
- Określenie podstaw wprowadzenia danej formy monitoringu zakładowego.
Aby wprowadzenie danej formy monitoringu było legalne, należy sprawdzić, czy jego wprowadzenie jest zasadne.
Monitoring przy użyciu kamer może być stosowany wyłącznie gdy jest to niezbędne dla zapewnienia:
- bezpieczeństwa pracowników,
- ochrony mienia,
- kontroli produkcji,
- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Powyższe przesłanki uzasadniające wprowadzenie monitoringu nie muszą występować łącznie. Wystarczy, aby pracodawca wykazał, że wprowadzenie monitoringu wizyjnego jest niezbędne dla osiągnięcia jednego z powyższych celów.
Powodem wprowadzenia monitoringu służbowej poczty elektronicznej jest konieczność zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Ta sama zasada dotyczy pozostałych, niesprecyzowanych w przepisach form monitoringu. Jeżeli pracodawca nie jest w stanie wykazać celu zastosowania monitoringu, wówczas jego stosowanie jest nielegalne.
- Określenie zakresu monitoringu.
Dopuszczalność stosowania danej formy monitoringu nie oznacza, że może on być stosowany w nieograniczonym zakresie. Monitoring ma być stosowany wyłącznie „w zakresie niezbędnym” do osiągnięcia konkretnych, usprawiedliwionych celów.
Właściwe określenie zakresu monitoringu nabiera szczególnego znaczenia w przypadku stosowania kamer. Zasadą jest, że mogą być one zainstalowane na terenie zakładu pracy (włączając teren wokół zakładu pracy). Oznacza to, że monitoring może obejmować przykładowo pomieszczenia pracy jak również teren nieruchomości zajmowanej przez pracodawcę.
Monitoringiem wizyjnym nie powinno obejmować się:
- pomieszczeń sanitarnych,
- szatni,
- stołówek oraz palarni lub
- pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej,
chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celów związanych z bezpieczeństwem, ochroną mienia czy kontrolą produkcji.
Właściwe określenie zakresu monitoringu ma również istotne znaczenie w przypadku kontroli poczty elektronicznej. Przepisy dopuszczają wyłącznie stosowanie monitoringu poczty służbowej. Rozciągnięcie zakresu monitoringu na pocztę prywatną pracownika, która jest przykładowo sprawdzana podczas przerwy w pracy będzie działaniem bezprawnym i ingerującym w prawo pracownika do prywatności.
- Uregulowanie stosowania monitoringu w przepisach zakładowych.
Pracodawca powinien zagadnienie monitoringu oficjalnie uregulować w przepisach wewnątrzzakładowych.
Zagadnienia dotyczące monitoringu powinny być uregulowane w:
- układzie zbiorowym pracy,
- regulaminie pracy,
- obwieszczeniu – w przypadku gdy pracodawca nie jest zobligowany do wydania regulaminu pracy lub nie jest objęty układem zbiorowym.
Zapisy dotyczące monitoringu w wyżej wskazanych zakładowych źródłach prawa pracy nie mogą być dowolne. Powinny odnosić się do celów wprowadzenia monitoringu, zakresu w jakim będzie on wprowadzany oraz sposobów jego zastosowania. Wprowadzenie monitoringu bez jego uprzedniego uregulowania w przepisach zakładowych nie tylko jest sprzeczne z przepisami prawa pracy, ale może także naruszać przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych.
- Obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu.
O zastosowaniu monitoringu zakładowego, bez względu, czy są nim kamery, kontrola służbowej poczty elektronicznej czy też inne rodzaje monitoringu, pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników. Pracownicy nie tylko mają prawo wiedzieć o stosowanych formach monitoringu, ale być odpowiednio wcześnie uprzedzeni o jego wprowadzeniu.
Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób u niego przyjęty, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
Poinformowanie pracowników o wprowadzaniu monitoringu może nastąpić w dowolny, zwyczajowo w danym zakładzie pracy przyjęty sposób, w jakim przedstawiane są zmiany czy uzupełnienia do przepisów zakładowych. Informacja w sprawie monitoringu może być umieszczona na tablicy ogłoszeń w zakładzie pracy czy w formie e-maila lub informacji zamieszczonej na wewnętrznej stronie intranetowej pracodawcy.
- Oznaczenie miejsc monitorowanych.
Wprowadzenie monitoringu wiąże się również z obowiązkiem oznaczenia pomieszczeń oraz terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków lub informacji dźwiękowych, nie później niż 1 dzień przed jego uruchomieniem.
Przetwarzanie zapisów z monitoringu.
Postępowanie z rejestrowanymi przez monitoring danymi jest ściśle określone. Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Przechowywanie nagrań jest dopuszczalne przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.
Wyjątkiem od powyższej zasady, który daje podstawę do przedłużenia okresu przechowywania nagrań monitoringu, jest:
- wykorzystywanie zapisów monitoringu jako dowodu w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa lub
- powzięcie przez pracodawcę wiadomości o tym, że zapisy monitoringu mogą stanowić dowód w danym postępowaniu.
W takich przypadkach termin przechowywania zapisów monitoringu ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Upływ terminu 3-miesięcznego jak również terminu przedłużonego przechowywania zapisów monitoringu w związku z prowadzonym postępowaniem na podstawie prawa powoduje konieczność zniszczenia zapisów monitoringu, zawierające dane osobowe.
Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy.
Wprowadzenie monitoringu zakładowego nie jest prywatną sprawą między pracodawcą a zatrudnionymi pracownikami. Należy pamiętać, że przepisy dające prawo wprowadzenia monitoringu zawarte są w Kodeksie pracy oraz prawie wspólnotowym (UE). Jest to podstawowe źródło prawa pracy, które w zakresie przestrzegania podlega szczególnej kontroli sprawowanej przez Państwową Inspekcję Pracy.
Inspektorzy pracy mają pełne prawo oraz obowiązek – w przypadku gdy w sprawie monitoringu zostanie złożona skarga na pracodawcę – badać wszelkie zagadnienia związane z monitoringiem pracowniczym. W czasie kontroli inspektor ma więc możliwość przeanalizowania:
- przepisów zakładowych, w których pracodawca uregulował monitoring,
- spełnienia obowiązku informacyjnego względem pracowników,
- sposobu oznaczenia miejsc monitorowanych.