Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (zwany dalej ZFŚS) tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Natomiast pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Szczegółowe uregulowania dotyczące tworzenia oraz funkcjonowania ZFŚS określa Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
Z reguły świadczenia mające na celu wspomóc uboższych pracowników, są finansowane z Funduszy Związków Zawodowych lub z ZFŚS. Pomoc ta może też być finansowana ze środków obrotowych firmy. ZFŚS to środki finansowe, które pracodawca gromadzi na osobnym rachunku bankowym, mające na celu wesprzeć pracowników do tego uprawnionych.
Pracodawca, który tworzy w swoim zakładzie pracy ZFŚS, w porozumieniu ze związkami zawodowymi ustala w regulaminie, na jakie cele będą wydatkowane fundusze socjalne.
Środki pieniężne zgromadzone na rachunku bankowym ZFŚS mogą być wydatkowane na:
- działalność sportowo-rekreacyjną, np. karty Multisport, karnety sportowe;
- działalność kulturalno-oświatową, np. bilety do kina, opery czy teatru;
- dofinansowanie wypoczynku pracownika i jego dzieci;
- udzielenie pracownikom pomocy materialnej.
Pomoc materialna udzielona pracownikowi może być:
- finansowa (bony świąteczne) lub
- rzeczowa, np. paczki świąteczne.
Przyznając pracownikom świadczenia z ZFŚS, pracodawca powinien wziąć pod uwagę sytuację życiową, rodzinną i materialną pracowników. Z reguły świadczenia finansowane ze środków socjalnych są zwolnione z opodatkowania po spełnieniu pewnych warunków.
Pracodawcy coraz częściej chcą wspomóc pracowników przed świętami. Z reguły przekazują im paczki, bony świąteczne albo gotówkę.
Bony świąteczne.
Wśród świadczeń udzielanych pracownikom można wyróżnić bony, które kiedyś były zaliczane do pomocy rzeczowej. Bony świąteczne podlegają wymianie w sklepie na towary lub usługi określonej wartości i to pracownik sam decyduje, na co wymieni bon. Niestety bonu świątecznego pracownik nie ma możliwości wymiany na gotówkę. Bony z reguły mają wartość 10, 25, 50 i 100 zł oraz mogą zostać zrealizowane tylko w konkretnych sklepach.
Bony świąteczne a podatek.
Bony świąteczne były kiedyś zaliczane do pomocy rzeczowej, która zgodnie z ustawą o PIT jest zwolniona z opodatkowania w wysokości do 380 zł w roku podatkowym, o ile w całości jest finansowana ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych. Od 2004 r. bony nie są już rzeczowymi świadczeniami, co oznacza, że pracodawca ma obowiązek odprowadzić za nie podatek.
W związku z tym, że bony niezależnie od źródła finansowania podlegają opodatkowaniu, nie trzeba ich zakupywać ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, mogą być finansowane ze środków obrotowych firmy. Jeśli bony finansowane są ze środków obrotowych firmy, wszyscy pracownicy mogą otrzymać je w jednakowej wartości, w tym przypadku nie jest bowiem brana pod uwagę sytuacja życiowa, rodzinna i materialna pracowników.
Zwolnione z opodatkowania nie są również wszelkie talony i inne znaki uprawniające do wymiany na usługi lub towary.
Otrzymane bony są przychodem dla pracownika w miesiącu ich otrzymania. Od wartości bonów należy odprowadzić podatek w wysokości 18 lub 32%, w zależności od uzyskiwanych dochodów.
Bony świąteczne a składki ZUS.
W przeciwieństwie do podatku, to czy bony świąteczne przekazane pracownikowi będą stanowiły podstawę oskładkowania, zależy od źródła ich finansowania:
- bony finansowane ze środków ZFŚS – nieoskładkowane;
- bony finansowane ze środków obrotowych firmy – stanowią podstawę składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
Co ważne, bony świąteczne finansowane ze środków ZFŚS są zwolnione z oskładkowania niezależnie od ich wartości (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, dalej rozporządzenie składkowe). Muszą jednak zostać spełnione pewne warunki:
- bony muszą stanowić pomoc socjalną,
- bony muszą być przyznane zgodnie z regulaminem ZFŚS.
Bony świąteczne finansowane ze środków ZFŚS nie stanowią podstawy oskładkowania.
Zwolnione z oskładkowania są również bony finansowane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe, przy czym wysokość nie powinna przekroczyć odpisu podstawowego na ZFŚS (§ 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia składkowego). Fundusz ten tworzony jest w zakładach pracy, w których nie funkcjonuje ZFŚS.
Bony świąteczne mogą przysługiwać również zleceniobiorcom, jeśli tak będzie stanowił regulamin ZFŚS (w przypadku przekazywania pracownikom bonów ze środków ZFŚS) lub układ zbiorowy pracy (w przypadku źródła finansowania w postawie funduszu socjalno-bytowego). Wówczas zleceniobiorcy korzystają ze zwolnienia z oskładkowania na zasadach, które obowiązują pracowników.
Bony świąteczne dla kobiet przebywających na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym oraz osób przebywających na zwolnieniu lekarskim
Niejedną osobę, która w momencie przyznawania bonów z różnych powodów nie wykonuje pracy, frapuje pytanie, czy ma ona prawo do bonów świątecznych. Otóż, jeśli nadal łączy ją stosunek pracy z pracodawcą, a źródłem finansowania bonów jest ZFŚS, ma ona, co do zasady, prawo otrzymać bon świąteczny, bony z ZFŚS są bowiem zwolnione z oskładkowania. Jednak wszystko zależy od zapisów umieszczonych w regulaminie ZFŚS, czyli jest to dobra wola pracodawcy.
Bony świąteczne a potrącenia komornicze.
Co istotne, wszelkie świadczenia wypłacone pracownikowi z ZFŚS podlegają egzekucji komorniczej, w dodatku w pełnym zakresie. Świadczenia te nie są traktowane na równi z wynagrodzeniem, w związku z czym przy potrąceniach komorniczych od świadczeń z ZFŚS nie stosuje się żadnych ograniczeń, które wynikają z Kodeksu pracy. Świadczenia z ZFŚS podlegają egzekucji komorniczej w pełnej wysokości. Aby świadczenie z ZFŚS podlegało egzekucji komorniczej, musi posiadać ona odpowiedni tytuł egzekucyjny, tzw. zajęcie komornicze, którego podstawę prawną stanowi art. 895 k.p.c.
Potrącenia komornicze nie dotyczą bonów świątecznych przekazanych pracownikowi.